( Hyvinvointi )

Mihin ihmeeseen se työpäivä kuluu?

Teksti Tarja Västilä
Kuvitus istockphoto
Suomen Ekonomien Aikani-mobiilisovellus mittaa työaikaa ja auttaa töiden priorisoinnissa. Sovelluksen pilottikäyttäjät Leena Vainio ja Ossi Cavén seurasivat ahkerasti työaikaansa parin viikon ajan. Moni pieni asia yllätti.

”Jos verensokeri on alhaalla, tahdonvoimakin on alakantissa”, siteeraa IBM:llä johtajana työskentelevä Leena Vainio filosofi Frank Martelaa.

Aamuyhdeksään mennessä Vainio on ehtinyt syödä verensokeria nostavan kunnon aamiaisen, lukea Hesarin, katsoa sähköpostit ja vastata niihin sekä siirtyä kotoa työpaikalle.

”Olen huomannut kello 8−9 olevan tehokas tunti, joka kannattaa hyödyntää.”

Avainasiakaspäällikkö Ossi Cavén ilmaantuu samoihin aikoihin Procter & Gamblen pääkonttoriin ja aloittaa työpäivänsä. Takana ovat edellisillan kuntosalitreeni ja hyvin nukuttu yö.

”Yökukkujanakin olen jo oppinut arvostamaan unta. Jos valvoo, aamulla kyllä harmittelee.”

Muutosjohtamista ja ennustamista

Vainion pitää kiireisenä IBM:n markkinoinnin digitaalinen transformaatio. Työssä pitää välillä hypätä tien päälle. Markkinointistrategian vieminen Pohjoismaihin ja eri maissa olevien asiakkaiden, myyjien sekä oman tiimin kohtaaminen edellyttävät jonkin verran myös matkustamista.

”Kun palaan työmatkoilta, olen täynnä energiaa. Saan auttaa ihmisiä onnistumaan. Hyväntekeminen sekä satunnaiset miinanraivaukset lisäävät motivaatiota.”

Johtajan työ on pääosin istumista: osallistumista lukuisiin suunnittelu- kokouksiin, workshopeihin ja video- tai webbineuvotteluihin sekä erilaisten esitysten valmistelua. Koska määriteltyä työaikaa ei ole ja työpäivä on sirpaleinen, töitä tulee tehtyä myös kotioloissa.

Vastikään opiskelunsa päättänyt Cavén on ollut avainasiakaspäällikkönä P&G:lla muutaman kuukauden. Työnkuva on selkeä: hän vastaa yrityksen tuotteista yhdelle avainasiakkaalle.

”Päivät kuluvat numeroita pyöritellen excelien ja powerpointien parissa sekä puhelimessa työpöydän ääressä. Tuotelanseerauksien yhteydessä volyymien ennustaminen ja tulevaisuuden suunnittelu kuuluvat asiaan. Asiakastakin tapaan pääkonttorilla, ja myymäläkäynnit ovat lähistöllä.”

Kun töissä ei pääse liikkumaan, Cavén pitää kunnostaan huolta pyöräilemällä joskus töihin ja urheilemalla vapaalla olleessaan.

Laatu korvaa määrän

Vainio ja Cavén seurasivat työ- ja vapaa-aikaansa Aikani-sovelluksen avulla kahden viikon ajan. Molempien ensimmäisen viikon mittauksia häiritsi sairastuminen: flunssa herpaannutti seuraamista ja toi punaisia fiilismerkintöjä. Kumpikin piti kuitenkin sovelluksen käyttöönottoa helppona.

”Olen ihmisenä spontaani ja kotoisin yrittäjäperheestä, joten en ole tottunut kiinteisiin työaikoihin. Aluksi tuntien kirjaaminen tuntui taakalta. Työn ja vapaa-ajan rajanveto on hiukan keinotekoista – molemmat ovat samaa, nautittavaa elämää”, Cavén miettii.

Vainio ei ole johtajana joutunut noudattamaan työajanseurantaa. Yrityksessä työajanseuranta on käytössä, mikä herätti aluksi närää työntekijöissä: sen koettiin tuovan lisää töitä. Esimiehenä Vainio ei tunne tarvetta seurata oman tiiminsä työaikoja, sillä laatu korvaa määrän.

”Luotan tiimiini ja arvostan sen kokemusta. Tietotyössä työajan mittaus on ongelmallista, koska pää työstää työasioita myös vapaa-ajalla. Itsekin huomasin aamulla valmistelleeni kokousta unissani.”

Cavén selviää tehtävistään työpäivän aikana. Illat ja viikonloput hän voi pyhittää itselleen. P&G:lla työaika joustaa ja etätöihin suhtaudutaan suopeasti.

”Töitä voi tehdä missä vain, kunhan on tavoitettavissa ja hoitaa hommansa. Kun työpaikka joustaa, minäkin joustan. Minuuttien laskeminen tuntuu vanhanaikaiselta, jos on hyvä draivi päällä.”

Vainio arvioi tekevänsä 50−60 tuntia töitä viikossa – jälkimmäinen tuntimäärä tosin jo tuntuu mielessä ja kropassa. Takki on tyhjänä myös, jos istuu aamusta iltaan palavereissa.

”Ongelmia ei voi ratkoa stressaantuneena, ja väsymykseni ei ole reilua tiimiäkään kohtaan.”

Sovellus paljastaa

Cavénin mittaukset sujuivat oppikirjan mukaan: 7,5 tunnin työpäivä, vapaa-aika harrastuksineen, riittävät unet. Onnistumiset kirjautuivat hymyfiiliksin, kuten asiakascasen esittely eurooppalaisille myyntijohtajille työpaikalla ja kunnon treenit sekä hyvin sujuneet pankkineuvottelut vapaa-ajalla.

Vainio veikkaa, että sairaana tuli tehtyä vähemmän töitä, esimerkki- perjantaina muutaman tunnin. Todellisuus oli työteliäämpi, sillä sovelluksen mukaan Vainio ahersi kotona heti aamusta yli puolenpäivän, eli viitisen tuntia. Lisäksi iltapäivän puhelinkokous ja tärkeät meilit jumittivat läppärin ääreen useaksi tunniksi. Flunssasta huolimatta, ehkä työn vuoksi, päivä kirjautui vihreänä.

”Huvittavaa on, että aamulla piti kirjoittaa ohjeita sairastumiseni takia. Siinä menikin toista tuntia – aloin tehdä töitä. Pyrin yleensä sairaana vain sairastamiseen. Nyt olin sentään tyhjentänyt kalenterini.”

Vainio ehti kuitenkin hulinan välissä lepäämään pari tuntia ja lopetti työt klo 18, kuten usein normityöpäivinä. Toipilas puolustautuu: edellispäivänä hän keskittyi potemiseen punaisin fiiliksin.

Itsen kuuntelu auttaa

Cavén myöntää, että uutuudenviehätyksen ja sovitun seuraamisen jälkeen sovellus jää tauolle. Hän kuitenkin uskoo siitä olevan hyötyä sellaisessa työssä, joka vie täysin mukanaan eikä itse oivalla tahtia hiljentää. Loppuunpalamisesta hektisessä työelämässä ei Cavénin mukaan puhuta turhaan.

”Itse koen, että osaan kuunnella elimistöäni ja pitää huolta jaksamisesta ilman numeerista mittausta. Tiukka työajanseuranta ei ole mielekästä, sillä nykytyöelämässä kaivataan enemmän yrittäjämäisiä ominaisuuksia ja keskittymistä työn tuloksiin.”

Lisäksi Cavén käytti Työterveyslaitoksen aktiivisuusranneketta, joka kerää tietoa palautumisesta ja unenlaadusta. Nämä tiedot tarkentavat sovelluksella koottavaa tietoa.

”Minua kiinnostaa enemmän tietää, miten oma kroppa toimii. Olisi hyvä, jos Aikani-sovelluksenkin voisi yhdistää aktiivisuusrannekkeeseen.”

Kurinalaisuus hyvästä

Pirstaleisina päivinä on vaikea pysyä kärryillä työnteon määrästä, joten Vainiolle mittaus oli mieluisaa ja hyödyllistä.

”Oli hauska nähdä ja analysoida päivien kulkua. Se sai tiedostamaan, mitä tekee ja mitä voisi tehdä toisin. Minulle se oli oppimisprosessi.”

Vainion mukaan sovelluksen tulokset lisäävät myös ihmisten ymmärrystä tietotyöstä.

”On tärkeää tietää, mitä saadaan aikaan ja miten työpäivät rakentuvat. Itse huomasin tekeväni töitä enemmän kuin olin kuvitellut. Mutta kun tykkää omasta työstään, se ei edes tunnu työltä.”

Vainion kurinalaisuuden tavoite pääosin toteutuu. Etenkin viikonloppuisin perhe, ystävät ja liikunta ovat ykkösiä. Iltaisinkin on pakko päästä ulos lenkille katsomaan luontoa sekä vireyttämään aivoja ja kehoa. Tarpeen mukaan off-nappikin löytyy.

”Aina ei ole pakko olla online. Mobiilissa työnteossa kalenterinsa voi suunnitella etukäteen, rytmittää ja tauottaa tekemistään sekä pistää sähköpostit hetkeksi parkkiin. Kuten tyttäreni sanoi aikoinaan, aikuisilta pitäisi välillä ottaa puhelimet pois.”

1.6.2016

Ihkaoma Aikani!

Suomen Ekonomien mobiilisovellus Aikani on työhön käytetyn ajan sekä töiden priorisoinnin ja mielekkyyden sparraaja. Viestintäasiantuntija Marianne Falck-Hvilstafeldtin mukaan sovellusta on kehitetty käyttäjäkokemusten perusteella ja varsinainen lanseeraus oli keväällä.

Sovellukseen voi kirjata työhön, opintoihin, projekteihin, vapaa-aikaan, kotitöihin ja nukkumiseen käytetyn ajan, jota voi jaotella kategorioihin. Sovellus auttaa huomaamaan, onko työssä aikasyöppöjä, miten onnistuu työnsä johtamisessa ja pystyykö palautumaan riittävästi. Työaikoja ja muuta nauhoittamaansa aikaa voi tarkastella myös fiilisten ja merkitysten mukaan.

Aikani-sovelluksen avulla pääsee myös käsiksi todellisiin työtunteihin. Usein tuntuu, ettei aika riitä vaadittujen töiden tekemiseen – tehtyjen työtuntien todellinen määrä voi pistää myös miettimään, pitäisikö työtaakkaa purkaa muuten kuin vain työtunteja lisäämällä.

”Kehitystyö jatkuu. Pyrimme saamaan sovellukseen valmentavaa otetta ja vinkkejä jaksamiseen. Tarvetta on ollut myös to do -tyyppisille listoille ja sille, että tietoja voisi siirtää omaan kalenteriin. Kehittämismahdollisuuksia on rajattomasti.”

Aikani on vapaasti ladattavissa sovelluskaupoista. Falck-Hvilstafeldtin mukaan moderni ajanseurantatyökalu on herättänyt kiinnostusta muissakin liitoissa.

Tuhannet tutkimukseen

Keväällä Työterveyslaitos, Suomen Ekonomit ja IBM käynnistivät yhteistyössä tutkimushankkeen, jossa käytetään Aikani-sovellusta tutkimusvälineenä. Työsuojelurahaston rahoittamassa hankkeessa Työterveyslaitos tutkii asiantuntijoiden ajankäyttöä ja siihen vaikuttavia tekijöitä.

Erikoistutkija Annina Ropponen toteaa olevansa tyytyväinen jo hankkeen alkumetreillä: osallistujia on lähtenyt hyvin mukaan, mutta lisää toivotaan. Tavoitteena on saada useampi tuhat ihmistä innostumaan tutkimuksesta.

”Ajankäyttöä seurataan kahden viikon ajan, ja osallistujat vastaavat myös seurannan alussa ja lopussa kyselyyn, joten heiltä vaaditaan sitoutumista. Uskon kuitenkin, että saamme kattavan kuvan asiantuntijoiden ajankäytöstä. Aihe on ajankohtainen ja herättää paljon keskustelua.”

Ropposen mukaan on kiinnostavaa nähdä, paljonko työtehtäviin kuluu aikaa, ovatko päivät pirstaleisia ja täynnä eri tehtäviä, kokeeko ahertaja palautuvansa ja nukkuvansa riittävästi sekä häiritseekö jokin asia joko työntekoa tai palautumista.

”On myös kritisoitu sitä, tarvitseeko ja voiko työaikaa edes arvioida, asiantuntijat kun pohtivat työasioita vapaa-ajallaankin. Olennaista on tunnistaa oma ajankäyttötapansa ja arvioida, mikä toimii itselle, jotta löytää hyvät keinot palautumiseen. Aikani-sovellus tuo nämäkin asiat näkyviksi.”

Työaika puhuttaa SuomiAreenalla

SuomiAreenalla ei hyssytellä vaan puhutaan asiaa. Ensi kesän ydin on Suomalainen työ. Kun teema julkistettiin, yhteiskuntasuhdepäällikkö Riikka Mykkänen päätti: ”Nyt jos koskaan haluamme mukaan viralliseen ohjelmaan.”

Hetki koittaa 14.7. klo 10−11.15 kauppakeskus Puuvillan lavalla. Suomen Ekonomien teema ”Lisää tunteja vuorokauteen vai vähemmällä enemmän” keskittyy tuottavaan työaikaan.

”Keväällä teimme ihmiskokeen, jossa joukko vapaaehtoisia seurasi työaikaansa Aikani-sovelluksen avulla. Koehenkilöiden kokemuksia puretaan Porissa. Tulokulmia ovat muun muassa itsensä johtaminen ja esimiestyö, tehokkuus sekä työaikojen suunnittelu.”

Testihenkilöt paljastavat, voiko aisapari hyvinvointi ja tehokkuus toteutua ja lisääkö työajan seuranta tuottavuutta. He myös pohtivat, voiko työaikasuunnitteluun itse vaikuttaa, miten työelämän joustot heijastuvat ja miten työn ja vapaa-ajan osaa erottaa toisistaan.

Työajanhallinnan kommentoijina on kaksi asiantuntijaa: Suomen Ekonomien kehitysjohtaja Anja Uljas ja Työterveyslaitoksen erikoistutkija Annina Ropponen.

Muuta aiheesta

Suomen Ekonomit – Ekonomien työpaikat ja palkatLiity helposti jäseneksi tekstiviestillä

Lähetä tekstiviesti: EKONOMIT LIITY ETUNIMI SUKUNIMI numeroon 18200, niin otamme sinuun yhteyttä.

Lähetä viesti      18200

Tai täytä lomake sivuillamme: www.ekonomit.fi/jasenyys

Blogeissa
 
Valitse Lehti
Ekonomi 06 : 2013