( Hyvinvointi )

Pitääkö kiirettä kestää?

Teksti Salla Salokanto
Kuva Istockphoto
Kun tehtävät työt eivät ole enää hallussa, tulee hoppu. Kiireessä kyse ei välttämättä olekaan vain ajasta, vaan siitä, onko työn suunta selvillä.

Asiantuntijatyössä kiireen ja kuormituksen tuntu työssä on lisääntynyt. Toukokuussa julkaistu, useista tutkimuksista koottu YTN-data osoittaa, että kasvanut on niin työmäärä kuin työn kuormittavuuden kokemus. 12 prosenttia tutkituista asiantuntijoista piti työmääräänsä jatkuvasti liian suurena, ja ainoastaan kolmannes koki palautuvansa työpäivän jälkeen hyvin.

Eniten kuormitusta kokivat tilintarkastus- ja konsultointialalla työskentelevät. Hurjimmin työtahti oli puolestaan kiristynyt rahoitusalalla.

”Työelämän tuottavuusvaatimukset ovat kasvaneet viime vuosikymmeninä. Kyllä se on vaikuttanut kiireen tuntuun ja kiirekulttuurin syntymiseen”, Kissconsulting Oy:n Maarika Maury arvioi. Hän julkaisi alkuvuodesta kiirettä käsittelevän kirjan Hoppu on hanurista yhdessä Jaana Tuomilan ja Tuomo Meretniemen kanssa.

Kiireessä asiat eivät enää suju

Kiireen hallinnassa on Maarika Mauryn mukaan syytä muistaa, että työn kasvavien tuottavuusvaatimusten ei tarvitse tarkoittaa työn ajallista lisäämistä, vaan saman ajan käyttämistä aiempaa viisaammin. Työtuntien määrä ei korreloi tuottavuuteen, eikä työaikaa voi kasvattaa loputtomiin.

”Lisäksi nopeus on eri asia kuin kiire. On tietenkin hyvä olla nopea, palvella nopeasti ja pysyä aikataulussa. Nopeasti toimiessakin voi kuitenkin olla rauhallinen olo ja hallinnan tunne.”

Kiire ei aina ole yhteydessä työmääräänkään. Paljotkin työt voivat tuntua olevan hyvin hallinnassa, ja toisaalta kiire voi olla, vaikka tehtäviä ei olisikaan paljon.

Haitallisesta kiireestä onkin kyse vasta sitten, kun nopeuden vaatimus alkaa tuoda tullessaan haittoja: virheitä ja unohduksia sattuu yhä enemmän, ja aikaa alkaa kulua asioiden korjailuun. Kun kiire menee liian pitkälle, myös sairauspoissaolot lisääntyvät ja työilmapiiri heikkenee. Työntekijät joutuvat suoritusmoodiin, näkökulmat kapeutuvat ja luovat ratkaisut vähenevät.

”Vaikka nopeusvaatimuksilla halutaan kasvua, kiireessä sitä ei tule: ei innostuta eikä tule ideoita. Kiirekulttuuri onkin usein koko organisaation ongelma. Lisäksi se tulee kalliiksi.”

Omat ja yhteiset asiat tärkeysjärjestykseen

Kun työtä on paljon ja aikaa rajallisesti, tärkeintä on priorisointi. Ensin on huolehdittava, että tärkein – ei välttämättä kiireisin – asia tulee varmasti tehtyä. Kukin työntekijä vastaa oman työnsä priorisoinnista, mutta organisaation tasolla katse kääntyy johtoon ja strategiatyöryhmiin.

”Työntekijän aikataulun hallinnassa selkänojana toimii organisaation strategia. Sen on oltava riittävän selkeä ja tiedossa kaikilla”, Maarika Maury tiivistää.

Kirkas strategia ja selkeät yhteiset päämäärät tuottavat valtavia kehitysloikkia, koska silloin koko organisaatio seisoo yksilön valintojen takana. Omaa työtä on helpompi hallita, kun yhteinen tavoite on kirkkaana mielessä.

”Strategiassakin täytyy priorisoida. Jos yritetään tehdä kovin montaa asiaa kerrallaan, valmista ei luultavasti tule: työntekijät eivät voi silloin tietää, mihin panostaa arjessa. Otetaan mieluummin strategiaan paljon vähemmän, mutta tehdään se kunnolla.”

Myös organisaation yhteiset toimintamallit auttavat kiireen vähentämisessä. Yhden työntekijän kalenteri kärsii, jos yhdessä tiimin kanssa ei ole sovittu, miten asiat tehdään.

”Tilanne vaikeutuu, jos prosessien ongelmista ei kehdata puhua. Kun asiat sanotaan ääneen, ne voivat lähteä ratkeamaan nopeastikin”, Maury rohkaisee.

Johto ja esimiehet voivat vaikuttaa organisaation kulttuuriin myös ainakin esimerkillään. Ihannoidaanko työyhteisössä kiirettä ja kiirepuhetta? Sallitaanko lepo?

Tieto ei yksin riitä

Maarika Maury on vuosia kouluttanut ihmisiä ja organisaatioita pohtimaan kiirettä ja ajankäyttöä. Hopun hallinta kilpistyy usein yhteen ongelmaan: ihmisillä on kiireestä paljon tietoa, mutta se ei siirry käytäntöön. Mikään yksittäinen idea tai koulutus ei ratkaise kiirettä, jos arjessaan ei tee muutoksia.

”Kiireestä tulee myös kierre: on niin kiire, ettei ehditä hallita kiirettä.”

Kun kiire nostaa päätään, pitäisi siis pysähtyä ja laittaa asiat järjestykseen. Maury on saanut valmennuksissaan parhaita tuloksia, kun asioita on ryhdytty panemaan kuntoon systemaattisesti yksi kerrallaan, tärkeimmästä alkaen. Työntekijän kannattaa valita yksi ajanhallinnan tapa, jota toistaa sinnikkäästi riittävän kauan.

”Pelkkä tieto ei riitä, vaan aivoja on harjaannutettava uusiin tapoihin. Epäonnistumisen jälkeen pitää aloittaa taas alusta mahdollisimman pian.”

13.9.2018

Hoppu haltuun nyt heti

Kun kiireen tuntu painaa akuutisti päälle, tietokirjailija ja konsultti Maarika Maury kehottaa ottamaan saman tien hetken tehtävälistan selvittämiselle.

”Aloita sillä, että kokoat kaikki reagointia vaativat asiat yhdelle paperille tai tiedostoon. Vasta silloin tilannetta voi katsoa kokonaisuutena niin, että voi priorisoida.”

Kiireen tuntua vähentää jo se, että kokonaisuus on tiedossa ja hallinnassa. Juuri hajallaan olevat ja unohtuneet tehtävät ovat niitä, jotka vaivaavat aamuyön tunteina.

Kokoa siis post-it-laput, sähköpostilla tulleet tehtävänannot ja vihkoon kirjatut pikamuistiinpanot yhteen. Sen jälkeen tehtävät asetetaan tärkeys-, ei kiireellisyysjärjestykseen. Samalla voi päättää, mitkä asiat voi delegoida ja mitkä jättää kokonaan tekemättä.

”Tärkeää on myös päivittää listaa säännöllisesti ja jatkaa päivittämistä sitkeästi uudelleen myös joka kerta, kun lista on kiireessä jäänyt”, Maury painottaa. ”Vain silloin kiireen hallinnasta tulee hiljalleen tapa, joka jossain vaiheessa automatisoituu.”

Ajan tasalla olevan tehtävälistan perusteella apua on mahdollista pyytää hyvissä ajoin. Listasta on hyötyä silloinkin, kun työmäärää käsitellään esimiehen kanssa: se on konkreettinen pohja keskustelulle ja yhteiselle priorisoinnille.

Vinkkejä ajan johtamiseen, hahmottamiseen ja hallintaan: ekonomit.fi/aika

Muuta aiheesta

Suomen Ekonomit – Ekonomien työpaikat ja palkatLiity helposti jäseneksi tekstiviestillä

Lähetä tekstiviesti: EKONOMIT LIITY ETUNIMI SUKUNIMI numeroon 18200, niin otamme sinuun yhteyttä.

Lähetä viesti      18200

Tai täytä lomake sivuillamme: www.ekonomit.fi/jasenyys

 
Valitse Lehti
Ekonomi 06 : 2013